Tugas 1

Nama  : Widya Agustina

Kelas   : 16 Pus C

Nim     : 1654400114

PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

 ISO Standard 15489-1 memberikan tiga prinsip berikut dalam program manajemen arsip.

1.      Arsip dibuat, diterima dan digunakan dalam pelaksanaan aktivitas bisnis. Untuk mendukung keberlangsungan bisnis, kepatuhan terhadap peraturan yang ada, organisasi harus menciptakan dan memelihara arsip yang otentik, reliabel dan dapat digunakan, serta melindungi integritas arsip tersebut sepanjang diperlukan.

2.      Aturan-aturan bagi penciptaan dan pengkapturan arsip dan metadata harus dipadukan ke dalam prosedur-prosedur yang mengatur semua proses bisnis yang membutuhkan bukti bagi aktivitasnya.

3.      Perencanaan keberlangsungan bisnis dan langkah-langkah kontigensi harus menjamin bahwa arsip-arsip yang vital bagi berjalannya fungsi organisasi diidentifikasi sebagai bagian dari analisis risiko dan dilindungi serta dapat dipulihkan bila diperlukan.

Di samping itu, standar tersebut mensyaratkan beberapa karakteristik berikut agar suatu sistem pengelolaan arsip dapat beroperasi secara efektif dan efisien.

 a. Andal Sistem pengelolaan arsip harus dapat:

1.      menjaring (capture) secara rutin semua arsip dari seluruh kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi;

2.      menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi;

3.      melindungi arsip dari perubahan atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang;

4.      berfungsi secara rutin sebagai sumber utama dari informasi tentang kegiatan yang terekam dalam arsip;

5.      menyediakan akses terhadap semua arsip berikut metadatanya

b. Utuh Sistem pengelolaan arsip harus dilengkapi dengan sarana pengendali sehingga mampu mencegah akses, perubahan, pemindahan atau pemusnahan arsip dari pihak yang tidak berwenang.

c. Sesuai peraturan Sistem pengelolaan arsip harus memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan, standar, pedoman dan petunjuk teknis yang terkait.

d. Menyeluruh Sistem pengelolaan arsip harus mampu mengelola seluruh arsip yang diciptakan organisasi dalam bentuk corak apa pun.

e. Sistematik Sistem pengelolaan arsip harus mengelola arsip sejak penciptaan hingga penyusutan yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem kegiatan organisasi. Selain itu, sistem pengelolaan arsip dinamis juga harus memiliki kebijakan, pembagian tanggung jawab dan metode yang akurat untuk kepentingan pengelolaannya sebagai sebuah sistem.

PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP

Terdapat dua pendekatan utama dalam pengelolaan arsip, yakni pendekatan daur hidup (life cycle) dan kontinum arsip (records continuum).

1.      Pendekatan Daur Hidup Arsip (Life Cycle)

Selama beberapa dekade mode daur hidup mendominasi praktik pengelolaan arsip di dunia internasional. Secara ringkas pendekatan ini berpendapat bahwa arsip menjalani suatu seri berurutan mulai dari fase kelahirannya sebagai arsip (penciptaan), diikuti dengan fase kehidupan aktifnya (pemeliharaan dan penggunaan) dan selanjutnya fase penentuan nasib akhirnya (yakni simpan sebagai arsip statis, dimusnahkan atau diserahkan ke pihak lainnya) yang ditetapkan oleh pemerintah (arsip nasional) dengan melakukan penilaian terhadap nilai legal, finansial, historikal, kurtural, terhadap arsip tersebut.

Terdapat pula yang membagi fase daur hidup tersebut ke dalam 5 fase utama, yakni penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Dalam setiap fase ini terdapat berbagai elemen dan aktivitas. Pada akhir daur hidup awal ini, arsip akan memasuki daur hidup kedua, yakni daur hidup sebagai arsip statis. Di sini terdapat aktivitas penilaian arsip yang bernilai jangka panjang, selanjutnya diakuisisi, diberi informasi (deskripsi), dipelihara dan disediakan untuk diakses oleh masyarakat.

Namun demikian, terdapat pendapat bahwa pendekatan ini hanya memadai untuk dipakai terhadap arsip-arsip berbasis kertas dan tidak sesuai untuk menangani arsip dalam era informasi di mana arsip semakin virtual, dinamis serta tergantung pada teknologi. Keberadaan arsip konvensional dan arsip elektronik saat ini merupakan tantangan bagi penerapan model daur hidup ini. Fokus dari pendekatan daur hidup arsip adalah proses-proses rutin. Kenyataan yang ada adalah sebagai berikut.

a.       Volume arsip elektronik yang sangat banyak dan kenyataan bahwa kebanyakan berada di luar sistem pengelolaan arsip tradisional, yakni disimpan di PC, laptop, database, server surat elektronik.

b.      Bahwa arsip-arsip tersebut dapat dengan mudah dimanipulasi, diubah atau dihilangkan tanpa terlacak.

Penilaian dan penetapan status akhir dari arsip-arsip tersebut pada fase akhir daur hidupnya sulit untuk dilakukan atau kalaupun arsip-arsip ada, integritas dan reliabilitas arsip-arsip tersebut mungkin tidak memadai lagi untuk memenuhi ketentuan sebagai bukti atau informasi baik untuk saat ini maupun masa mendatang.

2.      Pendekatan Records Continuum

Records continuum merupakan pendekatan alternatif untuk pengelolaan arsip, apa pun formatnya, yang dikembangkan oleh para peneliti dari Monash University. Australian Standard AS 3490-1996 mendefinisikan istilah records continuum sebagai. “the whole extent of a record’s existence. Refers to a consistent and coherent regime of management processes from the the time of the creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping systems), through to the preservation and use of records as archives” (“seluruh eksistensi arsip. Merupakan suatu rejim manajemen arsip yang konsisten dan koheren mulai dari saat penciptaan arsip (dan bahkan sebelum penciptaan, dalam perancangan sistem pengelolaan arsip), hingga preservasi dan penggunaan arsip tersebut sebagai arsip statis”)

Pendekatan records continuum memfokuskan pada manajemen arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan. Ia memandang perlunya mengelola arsip dari perspektif aktivitas-aktivitas yang didokumentasikannya, bukan memvisualisasikannya sebagai tahap-tahap yang berurutan, seperti yang dianalogikan oleh pendekatan daur hidup. Dengan menempatkan penyusutan sebagai tahap terakhir dari daur hidup suatu arsip, pendekatan daur hidup tidak menekankan perlunya untuk merancang sistem yang dapat memastikan pengkapturan arsip-arsip yang memiliki nilai jangka panjang di awal fasenya. Masalah ini menjadi sangat penting dengan semakin meningkatnya volume informasi yang diciptakan dan disimpan dalam format elektronik. Kecuali jika dilakukan kontrol pada saat pengkapturan bukti dari aktivitas bisnis yang menyatu dengan sistem pengelolaan arsip organisasi yang bersangkutan, informasi yang relevan atau elemen-elemennya dapat diubah-ubah atau dihapus.

Records continuum melihat pengelolaan arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan yang dapat terjadi lintas beberapa dimensi. Proses dan perkembangan arsip ini terbentuk dari aktivitas-aktivitas bisnis sejak darisuatu arsip dibuat. Ia mempertimbangkan sejak awal arsip-arsip apa yang perlu diciptakan untuk memberikan bukti dari suatu aktivitas bisnis atau transaksi. Ia melihat sistem-sistem dan aturan-aturan apa yang diperlukan untuk menjamin bahwa arsip-arsip tersebut dikaptur ke dalam suatu sistem pengelolaan arsip dan dipelihara (meliputi akses, keamanan, dan penyimpanan) sesuai dengan nilai dari arsip-arsip tersebut sebagai bukti bagi korporasi dan untuk tujuan-tujuan kemasyarakatan. Oleh karenanya, pendekatan ini bersifat fleksibel dan memungkinkan tindakan penilaian dan penyusutan dilakukan kapan pun diperlukan, di saat awal, saat proses pemeliharaan atau saat sistem tersebut berakhir atau digantikan.

Pendekatan ini juga mengakui bahwa data kontekstual dan data struktural yang ditambahkan pada dokumen atau arsip elektronik untuk menjamin kelengkapannya sebagai bukti dari aktivitas bisnis perlu dikaptur. Dalam hal ini, records continuum melihat arsip dalam empat dimensi, yaitu sebagai berikut.

a.       Penciptaan dokumen – penciptaan arsip atau dokumen (isi).

b.      Penciptaan data kontekstual dan struktural – penciptaan metadata (yakni data yang menunjukkan konteks dari dokumen tersebut dan struktur atau bentuknya serta bagaimana ia berelasi dengan arsip-arsip atau entitas-entitas lainnya). Hasil dari proses ini adalah suatu arsip yang „lengkap‟.

c.       Pengkapturan ke dalam memori korporasi – pengkapturan arsip ke dalam sistem pengelolaan arsip yang resmi yang menyediakan fasilitas penyimpanan, temu balik dan penggunaan arsip, umumnya bagi pengguna dalam organisasi yang bersangkutan.

d.      Pengkapturan ke dalam memori masyarakat atau memori kolektif – pengkapturan dan penggunaan arsip yang dibutuhkan untuk akuntabilitas masyarakat atau referensi (misalnya penyerahan ke arsip nasional untuk dibuatkan jalan masuk dan dibuka aksesnya bagi masyarakat). Pendekatan records continuum memberikan suatu pendekatan yang terpadu terhadap pengelolaan arsip, khususnya arsip elektronik, di mana manajemen dan administrasi terhadap arsip dapat dibagi oleh para pengguna akhir (end user), staf bagian arsip, dan staf bagian teknologi informasi.

TEKNIK PENGELOLAAN DOKUMEN SECARA MANUAL DAN ELEKTRONIK

Teknik pengelolaan dokumen secara manual:

Arsip manual dokumen-dokumen yang dikelola secara manual. Dokumennya yang dikelola masih berupa kertas.

Pengelolaan dokumen secara manual:

1.      Teknik pengumpulan data dokumen

Dokumen yang dianggap penting disinpan dan dikumpulkan.

2.      Teknik penyusunan dokumen

a.       Susunan abjad

Dokumen disusun dengan menggunakan abjad.

b.      Susunan nomor

Dokumen disusun dengan menggunakan nomor/angka.

3.      Teknik menyimpan dokumen

a.       Memeriksa

Langkah ini dilakukan agar tidak terjadi kekeliruan penyimpanan terhadap surat yang sebenarnya harus diedarkan kepada unit-unit lain.

b.      Mengindeks

Mengindeks adalah memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikan menjadi unit-unit keperluan.

c.       Memberi tanda

Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda, misalnya lingkaran dengan warna merah dan anngka 1 untuk unit satu dan seterusnya bila unitnya masih ada.

d.      Menyortir

Menyortir adalah mengelompokan dokumen ke dalam jenisnya masing-masing, agar memudahkan kita dalam mencari bila diperlukan.

e.       Menempatkan

Pekerjaan ini harus  dilakukan dengan hati-hati agar tidak salah dalam menempatkan dokumen yanng sangat penting.

Teknik pengelolaan dokumen secara elektronik

Arsip elektronik adalah informasi yang direkam dan disimpan dalam media elektronik dengan wujud digital, mulai dari tulisan,suara,gambar,foto, dan lain-lain.

1.      Teknik pengumpulan data dokumen

Dokumen yang dianggap penting disinpan dan dikumpulkan.

2.      Penciptaan dan Penyimpanan

Dalam mengelola arsip elektronik, penciptaan dan penyimpanan dapat dilakukan dalam satu tahap. Arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialih mediakan.

a.       Teknik Scanning

Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer. Proses scanning dapat dilakukan dengan mengunkan media print scanner.

b.      Teknik Conversion

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.

c.       Teknik Importing

Metode ini memindahkan data secara elektronik seperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data.

d.      Teknik  Online (terkoneksi)

Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk men-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan.

e.       Teknik Offline (terputus) Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD).

f.       Teknik Nearline

 (semi terkoneksi) Model penyimpanan nearline (semi terkoneksi) cocok digunakan untuk menyimpan arsip elektonik yang bersifat dinamis inaktif, yaitu arsip elektonik yang masih digunakan sebagai administrasi harian namun frekuensi penggunaanya sudah mulai berkurang. Media yang tepat untuk menyimpan arsip elektonik tersebut adalah hardisk eksternal dan flasdisk.

3.      Distribusi dan Penggunaan

Pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik juga dapat dilakukan dalam satu tahap/siklus. Contoh pendistribusian arsip elektronik yang dilakukan dengan memanfaatkan media elektronik adalah mikrofilm.

4.      Penyimpanan dan pemeliharaan

Arsip elektronik tergolong jenis arsip baru dan banyak digunakan oleh beberapa instansi untuk proses administrasi sehari-hari. Mengingat bentuk arsip elektronik yang berbeda jauh berbeda dengan arsip cetak maka pemeliharaanya juga harus berbeda. Pemeliharaan arsip elektronik dapat berupa pengamanan arsip elektronik itu sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolaannya dan perangkat untuk pengelolaan arsip tersebut.

                       DAFTAR PUSTAKA

 

Handoyo, S. w. (2010). Manajemen dokumen elektronik. Jakarta.

rustam, M. (2013). Pengantar pengelolaan kearsipan. Yogyakarta.